Ce guide a pour objectif de vous accompagner dans la découverte du back-office Pilepoils. Cet espace vous permet de gérer les principaux paramètres de votre établissement et de personnaliser certains éléments visibles par vos clients.
Les paramétrages Pilepoils restent accessibles depuis l’univers Paramètres > onglet Pilepoils (sous réserve de disposer des droits nécessaires > Role : « Accéder à l’onglet Pilepoils » et « Pouvoir déverrouiller l’authentification »).
À partir du 28 juillet, lorsque vous cliquerez sur cet onglet, vous serez redirigé vers une page de connexion. Vous devrez alors vous authentifier avec vos identifiants GmVet habituels.
À quoi sert le back-office Pilepoils ?
Le back-office vous permet notamment de mettre à jour les informations de votre établissement, gérer les membres de votre équipe, paramétrer les créneaux et les rendez-vous, personnaliser les contenus visibles par vos clients et administrer les horaires d’ouverture et les fermetures exceptionnelles.
Accéder à la fiche de votre établissement
Une fois connecté, vous accédez à la fiche générale de votre établissement, et plus particulièrement à la rubrique Identité.
Vous pouvez ensuite parcourir les différents blocs disponibles : informations pratiques, informations complémentaires, liens…
⚠️ Pensez à enregistrer vos modifications avant de passer à un autre menu.
Mettre à jour les informations de votre établissement
Cette rubrique vous permet de compléter et de mettre à jour les informations visibles sur votre fiche établissement. Vous pouvez notamment renseigner : les coordonnées de la structure, les informations pratiques, les informations complémentaires, les liens vers votre e-boutique, les liens vers vos sites ou réseaux..
Ces informations contribuent à enrichir votre profil Pilepoils et à informer vos clients.
Gérer les photos de votre établissement
Vous pouvez personnaliser votre fiche en ajoutant ou en modifiant la photo de couverture et les photos de la galerie.
Pour chaque photo de la galerie, vous pouvez également ajouter une description.
Les formats d’image acceptés sont : PNG et JPEG
Paramétrer les horaires d’ouverture
Le back-office vous permet de gérer les horaires affichés sur votre fiche établissement. Vous pouvez définir des horaires en continu, créer plusieurs créneaux horaires sur une même journée, mettre à jour facilement vos plages d’ouverture.
Les horaires renseignés seront visibles par vos clients.
Déclarer des fermetures exceptionnelles
Vous avez également la possibilité de paramétrer des fermetures exceptionnelles. Ces fermetures permettent d’informer vos clients des périodes d’indisponibilité de la clinique, de bloquer automatiquement les créneaux concernés. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors des jours fériés, congés ou fermetures ponctuelles.
Gérer les membres de l’équipe
Depuis cette rubrique, vous pouvez ajouter un membre d’équipe, modifier les informations d’un membre existant, supprimer un membre créé directement dans Pilepoils, activer ou désactiver la prise de rendez-vous en ligne, ainsi qu’afficher ou masquer le profil du membre sur la fiche établissement.
⚠️ Si un membre est synchronisé depuis GmVet (= votre liste d’utilisateurs), sa suppression ne sera pas possible depuis le back-office Pilepoils. De même, les modifications effectuées dans Pilepoils ne sont pas répercutées dans GmVet pour les utilisateurs existants.
Un membre est présent si la case « Rendez-vous en ligne partenaire » est cochée dans son profil.
Paramétrer les rendez-vous
Le dernier écran de paramétrage concerne les paramètres généraux des rendez-vous. Vous pouvez y définir :
Les délais de réservation
À l’aide de menus déroulants, vous pouvez personnaliser : le délai d’ouverture des rendez-vous (possible de réserver jusqu’à x jours-mois avant), le délai de fermeture des rendez-vous (possible de réserver jusqu’à x jours-mois après le jour j), les conditions d’annulation des réservations.
La consigne générale
Vous pouvez également rédiger une consigne ou un message d’information qui sera affiché aux clients à la fin du parcours de prise de rendez-vous. Cette consigne permet de transmettre des informations importantes avant la validation de leur demande.
Publié le 25 juin 2026
